Comment faire sa déclaration sociale nominative ?

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Procédure obligatoire pour tous les entrepreneurs privés, la déclaration sociale nominative permet d’alléger considérablement les procédures administratives. En réalité, elle remplace les nombreuses démarches liées au traitement des salariés à faire auprès des organismes de protection sociale. Toutefois, le respect de cette prescription implique certaines étapes. Comment soumettre sa déclaration sociale nominative ? Éléments de réponse ici.

Mode de soumission de la DSN

Considérée comme la dernière phase du processus de gestion de paie, la déclaration sociale nominative est une procédure entièrement dématérialisée. Si vous vous demandez comment faire sa déclaration nominative, sachez que cela ne peut s’effectuer qu’en ligne. De plus, votre secteur d’activité est pris en compte dans ce processus. Ainsi, les entreprises soumises au régime général doivent satisfaire cette obligation via le site internet net-entreprises.fr. Par contre, les firmes soumises au régime agricole doivent passer par la plateforme de la mutuelle sociale agricole.

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Toutefois, cela n’est pas nécessaire si votre logiciel de gestion de paie dispose d’une interface API DSN. Ce logiciel permet de vous rediriger instantanément vers la plateforme indiquée pour votre déclaration. En outre, l’ouverture préalable d’un compte est indispensable, et ce, quel que soit votre régime. À cette étape, vous pouvez être l’administrateur du compte ou désigner une tierce personne pour ce rôle. Il peut s’agir par exemple de votre expert-comptable ou de toute autre personne qualifiée pour cette tâche. Vous pourrez ensuite télécharger puis remplir votre formulaire DSN.

Quelles informations renseigner ?

Comme pour toute déclaration, la DSN implique de fournir certaines informations. Il s’agit principalement :

  • du numéro de sécurité sociale de vos employés
  • du montant des salaires payés
  • des numéros de contrats tels que ceux de la mutuelle ou de la prévoyance sociale
  • du numéro SIRET de l’établissement.

À ce niveau, il importe toutefois de faire une nuance fondamentale car la DSN ne concerne que les établissements. Vous devrez donc fournir le SIRET et non votre numéro SIREN.

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Par ailleurs, deux modes de transmission peuvent être exploités pour soumettre votre DSN. La première technique consiste à télécharger le fichier, le remplir puis le déposer sur le site net-entreprises.fr. Plus rapide, la seconde méthode consiste à passer par votre logiciel de gestion API DSN. Très pratique, l’interface se connecte directement au point de dépôt de la déclaration.

Les sanctions pour défaut de déclaration ?

En réalité, la déclaration sociale nominative est une obligation légale et en tant que telle, s’y soustraire entraîne des sanctions. Celles-ci s’appliquent aussi bien en cas de retard que de défaut de déclaration.

En cas de retard de déclaration

Selon la réglementation sur la DSN, les entreprises doivent soumettre leur déclaration à une date bien définie. Selon votre catégorie, vous devrez envoyer votre déclaration avant le 05 ou le 15 du mois suivant la paye. En cas de retard, l’employeur s’expose à une pénalité s’élevant à 1,5 % du montant maximal de la sécurité sociale. Cette sanction s’applique suivant le nombre de salariés déclarés et le nombre de mois de retard.

En cas de défaut de déclaration

Si vous ne soumettez carrément pas votre DSN, vous encourez une pénalité de 0,5 % du montant mensuel de la sécurité sociale. Il faut noter que cette sanction tient compte du décret auquel est soumis votre établissement et du nombre d’employés. Quoi qu’il en soit, cette pénalité est comprise entre 750 et 10 000 euros.

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